「シェルフウェア（Shelfware）」という言葉を耳にしたことがある方もいらっしゃると思います。最近海外をメインに広まっているIT用語ですが、Shelf（棚）＋Software/Hardwareを繋げた新語で、簡単に言うと「持っているけどほとんど使わないソフトウェア、ハードウェア資産」を意味します。
シェルフウェアはIT費用を圧迫する大きな問題の一つでありながら、今まであまり話題に登ることがありませんでした。シェルフウェアが出てきてしまう理由はいくつかあるのですが、ここではよくある理由と対処法を書きたいと思います。
シェルフウェアが発生してしまう理由は？
・社内標準ソフトウェア
「社員全員がよく使うソフトウェア」と定められ、PCを配布する際に最初から組み込まれているものが多くあります。しかし中には時代の変遷と共に使われていないものや、実際に必要としているのは半分くらいのユーザしかいないという事も多くあります。
・部署異動
部署異動などで、以前は必須だったソフトウェアが今は全く必要ないにも関わらず、特にアンインストールせずPCに残しているというパターンです。標準ソフトウェア以外の専用ソフトウェアに多く、会社は新ユーザの分と以前のユーザの分のソフトウェア費用が堆積していきます。大部分がシェルフウェアになってしまっている状態です。
・予備PC
部署やグループごとに予備のPCを持ったり、ユーザ個人が予備PCを要求する場合もあります。緊急性を考えると確かに必要なものではありますが、いざ使おうとするとアップデートをしないと使用できない状態であったり、型落ちで遅くて使い物にならなくなっていて結局システム管理部署から最新PCを借りる、という経験をお持ちの方も多いと思います。
こういったシェルフウェアの問題は、「実際に棚があるわけではないので分からない」という点です。使っていないハードウェアは埃をかぶっていたり長い間同じところに置きっ放しになっていたりするので、コスト意識の高い社員が（もしいれば）システム管理部署に連絡をしてくれるかもしれません。
ただしソフトウェアに関しては全く目に見えず、わざわざアンインストールをして連絡をくれる社員はほぼいないでしょう。
棚卸しという作業が少なくとも年度内に一回あります。ここでIT資産も対象になるわけですが、シェルフウェア化しているかどうかの判断をすることはできません。その結果、持ってはいるけど使っていないソフトウェアやハードウェアの費用に加え、それらに付帯する保守費用が積み重なり、毎年膨大なコストを無駄に支払っているという状態に多くの企業が陥っています。
これを解決する唯一の方法は実態調査しかないのですが、社員一人一人にヒアリングするのは非現実的で、仮に実施したとしても「一旦会社からもらったものを手放すと次にもし必要になった時に面倒だ」という考えから、不要という回答をする社員は少ないでしょう。
そこで、効率よく正確な実態を把握するための方法としてPCアセスメントを実施する企業が増えています。次回はこのPCアセスメントに関して少し書いていきたいと思います。
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